1. Administrator i kontakt
Administratorem danych Użytkowników, danych rozliczeniowych, marketingowych i danych technicznych Usługi jest Samael Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Tarnowie, przy ul. Czarna Droga 84, 33-101 Tarnów, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000503734, kapitał zakładowy: 5 000 zł, NIP 9930654255, REGON 123072381 („Samael”, „my”). Kontakt w sprawach prywatności: biuro@samael.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; zapytania obsługuje zespół Samael.
Dwie role: dla danych właściciela Konta Samael jest administratorem. Dla numerów telefonu i innych danych Zgłaszających z Widgetu administratorem jest firma lub osoba prowadząca stronę z Widgetem, a Samael działa jako podmiot przetwarzający na jej zlecenie. Szczegóły: Informacja RODO i umowa powierzenia.
2. Jakie dane przetwarzamy
| Kategoria | Przykłady |
|---|---|
| Konto i profil | adres e-mail, hash hasła, identyfikatory Konta i użytkownika, język, strefa czasowa, role i subkonta |
| Licencja i rozliczenia | plan, domena, status i identyfikator klucza, transakcja, kwota, waluta, okres pakietu, dane do faktury; pełnych danych karty nie otrzymujemy od operatora płatności |
| Korzystanie i bezpieczeństwo | logowania, operacje na Koncie, znaczniki czasu, błędy, wersja aplikacji, system, przybliżone dane sieciowe, adres IP w logach infrastruktury, informacje o nadużyciach |
| Urządzenie i push | zaszyfrowany token FCM, platforma, nazwa urządzenia, wersja aplikacji, język, status uprawnienia do powiadomień |
| Zgody i sprzeciwy | rodzaj dokumentu lub kanału, wersja treści, decyzja, data, źródło i techniczne dowody udzielenia albo wycofania zgody |
| Marketing | e-mail, wybrane kanały, historia wysyłki, rezygnacje; dane o otwarciu lub kliknięciu tylko gdy stosowane zgodnie z prawem i przekazaną informacją |
| Kontakt i reklamacje | treść korespondencji, dane kontaktowe, informacje potrzebne do rozwiązania sprawy |
| Dane Zgłaszających — jako procesor | numer telefonu, źródłowa strona, treść i czas zgody na kontakt, status zgłoszenia, notatki Użytkownika, skrót danych antyspamowych |
Nie prosimy o szczególne kategorie danych, numery dokumentów, dane kart ani treść rozmów telefonicznych. Użytkownik nie powinien umieszczać takich danych w notatkach.
3. Cele, podstawy prawne i obowiązek podania danych
| Cel | Podstawa | Czy dane są konieczne? |
|---|---|---|
| Rejestracja, uwierzytelnianie, Panel, Aplikacja, obsługa zgłoszeń i Komunikaty usługowe | wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO | tak, w zakresie danych Konta |
| Sprzedaż i aktywacja Pakietu Bez reklam | umowa — lit. b; obowiązki podatkowe i księgowe — lit. c | tak, jeżeli kupujesz |
| Bezpieczeństwo, zapobieganie oszustwom, diagnostyka, obrona roszczeń | prawnie uzasadniony interes — lit. f; obowiązek prawny — lit. c, gdy dotyczy | częściowo automatyczne |
| Odpowiedź na pytanie lub reklamację | umowa lub działania przed umową — lit. b; interes w obsłudze korespondencji — lit. f; obowiązek prawny — lit. c | dobrowolne, lecz bez danych możemy nie odpowiedzieć |
| Marketing własnych usług e-mailem | zgoda — lit. a RODO oraz uprzednia zgoda na kanał zgodnie z art. 398 PKE | nie |
| Marketing push własny lub partnerów | zgoda — lit. a RODO oraz uprzednia zgoda na kanał zgodnie z art. 398 PKE | nie |
| Reklamy spersonalizowane, identyfikator reklamowy i niekonieczny pomiar | uprzednia zgoda — lit. a RODO oraz, gdy wymagane, art. 399 PKE | nie; odmowa nie blokuje podstawowych funkcji |
| Reklamy kontekstowe bez profilowania | interes w finansowaniu Planu Darmowego — lit. f, o ile nie wymaga dostępu do informacji na urządzeniu; w przeciwnym razie zgoda | wynika z wyboru Planu Darmowego |
Przed użyciem innej podstawy lub dostawcy zmienimy tę Politykę i — gdy prawo tego wymaga — poprosimy o zgodę przed rozpoczęciem przetwarzania.
4. E-mail, push i reklamy — kontrola Użytkownika
- Marketing e-mail i marketing push mają oddzielne, nieobowiązkowe zgody. Nie łączymy ich z akceptacją Regulaminu. Odmowa albo wycofanie nie pogarsza dostępu do podstawowej Usługi.
- Zgodę wycofasz linkiem w e-mailu, przełącznikiem ustawień lub wiadomością na biuro@samael.pl. Sprzeciw wobec marketingu jest bezpłatny i skutkuje zaprzestaniem używania danych w tym celu.
- Systemowe zezwolenie Android na powiadomienia pozwala technicznie wyświetlić push, ale nie jest osobną zgodą marketingową. Bez niej wysyłamy wyłącznie wiadomości związane z działaniem Konta, bezpieczeństwem i zgłoszeniami.
- Pakiet Bez reklam usuwa reklamy z Aplikacji i marketingowe push CallFlow w okresie ważności. Nie usuwa Komunikatów usługowych. Marketing e-mail działa tylko na podstawie odrębnej, aktualnej zgody.
- Obecna wersja CallFlow wykorzystuje własne miejsca reklamowe bez zewnętrznego SDK reklamowego. Jeżeli wdrożymy sieć reklamową, identyfikatory reklamowe lub profilowanie, przed ich uruchomieniem uzupełnimy listę odbiorców, wdrożymy platformę zgód i umożliwimy równie łatwą odmowę.
5. Odbiorcy i dostawcy
Dostęp otrzymują tylko podmioty, którym jest to potrzebne: upoważnieni pracownicy i współpracownicy Samael, dostawcy hostingu i infrastruktury, poczty, obsługi klienta, płatności lub platformy sprzedażowej, księgowość, doradcy oraz organy uprawnione na podstawie prawa. Nie sprzedajemy numerów telefonów Zgłaszających ani danych Konta jako bazy marketingowej.
| Dostawca/kategoria | Rola i cel | Lokalizacja/transfer |
|---|---|---|
| OVHcloud / podmiot infrastrukturalny wskazany w konfiguracji Usługi | hosting, baza danych, kopie i bezpieczeństwo | infrastruktura w EOG zgodnie z wybraną lokalizacją |
| Google Ireland Limited i podmioty Google | Firebase Cloud Messaging — techniczne doręczanie push | EOG; możliwe przetwarzanie poza EOG na podstawie właściwego mechanizmu z rozdz. V RODO |
| Platforma zakupu / operator płatności wskazany przy zamówieniu | sprzedaż klucza, płatność, przeciwdziałanie oszustwom; może działać jako odrębny administrator | zgodnie z informacją tej platformy |
| Dostawca poczty wskazany w nagłówku wiadomości | wiadomości transakcyjne i — po zgodzie — marketingowe | zgodnie z umową i wymaganymi zabezpieczeniami transferu |
Aktualna lista podmiotów przetwarzających dane Zgłaszających jest częścią umowy powierzenia. O planowanej zmianie subprocesora poinformujemy administratora w sposób umożliwiający wniesienie uzasadnionego sprzeciwu.
6. Przekazywanie poza EOG
Preferujemy EOG. Gdy dostawca może przetwarzać dane poza EOG, stosujemy mechanizm przewidziany w RODO, np. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, EU–US Data Privacy Framework dla kwalifikowanego odbiorcy albo standardowe klauzule umowne wraz z oceną i dodatkowymi środkami. Informację lub kopię zabezpieczeń można uzyskać pod adresem kontaktowym, z uwzględnieniem tajemnic prawnie chronionych.
7. Okres przechowywania
| Dane | Okres |
|---|---|
| Konto i konfiguracja | przez czas umowy, następnie do zakończenia usuwania i przez okres niezbędny do obrony roszczeń lub wykonania prawa |
| Zgłoszenia Zgłaszających | według ustawienia administratora; domyślnie 90 dni, a po zakończeniu umowy zgodnie z umową powierzenia |
| Token push | do wylogowania, odwołania urządzenia, wygaśnięcia tokenu lub usunięcia Konta |
| Rozliczenia | przez okres wymagany prawem podatkowym i rachunkowym |
| Logi bezpieczeństwa | co do zasady do 12 miesięcy, dłużej wyłącznie gdy dotyczą incydentu lub roszczenia |
| Zgoda marketingowa i historia wysyłki | do wycofania/sprzeciwu, a minimalny dowód zgody lub sprzeciwu dalej przez okres potrzebny do wykazania zgodności i obrony roszczeń |
| Reklamacje i korespondencja | do zakończenia sprawy, a następnie przez właściwy okres przedawnienia |
Po upływie okresu dane usuwamy lub nieodwracalnie anonimizujemy. Kopie zapasowe są nadpisywane w cyklu bezpieczeństwa i nie służą do bieżącego przetwarzania.
8. Prawa osoby
Zależnie od podstawy i okoliczności przysługuje prawo: dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, wycofania zgody oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego można wnieść zawsze; po jego wniesieniu nie używamy danych w tym celu.
Żądanie wyślij na biuro@samael.pl. Możemy poprosić o informacje konieczne do bezpiecznego potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy zasadniczo w miesiąc. Jeśli sprawa dotyczy numeru pozostawionego w Widgecie, należy w pierwszej kolejności skontaktować się z administratorem strony, na której numer podano; pomagamy mu zrealizować żądanie.
9. Automatyzacja i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Użytkownika decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na niego wpływają. Mechanizmy antyspamowe mogą automatycznie odrzucać podejrzane żądania dla ochrony Usługi. Jeżeli w przyszłości reklamy będą personalizowane, może to stanowić profilowanie marketingowe; nastąpi wyłącznie po wymaganej zgodzie i nie będzie wywoływać skutków prawnych.
10. Bezpieczeństwo i naruszenia
Stosujemy środki adekwatne do ryzyka, w tym kontrolę dostępu i role, hashowanie haseł, szyfrowanie tokenów push, szyfrowanie transmisji, izolację danych kont, rejestrowanie zdarzeń, kopie bezpieczeństwa, minimalizację i procedury reagowania. Żaden system nie daje absolutnej gwarancji. O naruszeniu powiadomimy właściwy organ oraz osoby, gdy wymagają tego art. 33–34 RODO.
11. Dzieci
CallFlow jest narzędziem biznesowym i nie jest kierowany do dzieci. Nie tworzymy świadomie Kont osób niepełnoletnich. Informację o takim Koncie prosimy przesłać na adres kontaktowy.
12. Cookies i informacje na urządzeniu
Strona używa mechanizmów niezbędnych do sesji i bezpieczeństwa. Szczegóły zawiera Polityka cookies. Niekonieczny dostęp do informacji zapisanej na urządzeniu, w tym do identyfikatora reklamowego, wymaga uprzedniej informacji i zgody, jeżeli nie zachodzi wyjątek ustawowy.
13. Zmiany Polityki
Możemy aktualizować Politykę przy zmianie prawa, funkcji lub dostawców. O zmianie istotnej dla trwającego przetwarzania poinformujemy e-mailem, w Aplikacji lub Panelu przed jej wejściem w życie. Nowy cel wymagający zgody nie zostanie uruchomiony wobec danej osoby bez jej uprzedniej zgody.
Ta Polityka opisuje stan i model CallFlow na dzień jej wersji. Uruchomienie zewnętrznej sieci reklamowej, analityki, nowego mailingu lub nowego operatora płatności wymaga wcześniejszej aktualizacji informacji, umów z dostawcami i — w odpowiednich przypadkach — mechanizmu zgód.